Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych

Wersja 1.1 · obowiązuje od 13 września 2026

Zmiany w 1.1 wobec 1.0, przed pierwszym zastosowaniem: sprostowany opis tego, co opuszcza telefon - etykieta rozmówcy jest przekazywana dostawcy podsumowania, a wersja 1.0 sugerowała inaczej. Złagodzone deklaracje bezpieczeństwa w punkcie 7.

1. Strony i podstawa

Podmiot przetwarzający: PWH Piotr Mikołajewicz, ul. Czarnoleska 25/19, 26-600 Radom, NIP 9661848720, REGON 142518853 (dalej: my, Callogue).

Administrator: firma, która akceptuje tę umowę, wskazana danymi podanymi przy akceptacji (dalej: Administrator, Wy).

Umowa zawierana jest na podstawie art. 28 ust. 3 RODO i stanowi integralną część Regulaminu. W zakresie przez siebie uregulowanym zastępuje punkt 4.3 Regulaminu.

Forma elektroniczna. Art. 28 ust. 9 RODO wprost dopuszcza zawarcie umowy powierzenia w formie elektronicznej. Akceptacja wymaga podania nazwy firmy, numeru NIP i adresu oraz oświadczenia osoby akceptującej, że jest umocowana do zawarcia umowy w imieniu firmy. Zapisujemy datę akceptacji i wersję dokumentu. Na żądanie podpiszemy umowę także papierowo.

2. Role

Pracownik korzystający z Aplikacji nie jest odrębnym administratorem tylko dlatego, że ma ją na telefonie. Działa z Waszego upoważnienia i w Waszym imieniu.

Odpowiadacie za to, komu dajecie dostęp, oraz za to, że osoby upoważnione przestrzegają Regulaminu. Jeżeli pracownik zacznie korzystać z Aplikacji bez Waszej wiedzy, dzieje się to poza tą umową.

3. Przedmiot, cel, charakter i czas przetwarzania

Przedmiot: pliki nagrań rozmów telefonicznych wskazane Aplikacji przez osobę upoważnioną oraz tekst powstały z tych nagrań.

Cel: zamiana nagrania na tekst (transkrypcja) i utworzenie z niego krótkiego podsumowania, zapisywanego następnie w kalendarzu wskazanym przez osobę upoważnioną.

Charakter: przetwarzanie jednorazowe i przelotne. Nagranie jest przesyłane, przetworzone i odesłane w ramach jednej operacji. Nie tworzymy z niego żadnego zbioru.

Czas: przez czas korzystania z Aplikacji, a dla pojedynczego nagrania - przez czas wykonania tej jednej operacji.

Czego nie robimy. Nie nagrywamy rozmów i nie inicjujemy nagrania. Aplikacja czyta pliki, które telefon już zapisał. Nie profilujemy, nie podejmujemy decyzji automatycznych w rozumieniu art. 22 RODO.

Trenowanie modeli. Nie używamy Waszych danych do trenowania modeli i korzystamy wyłącznie z takich planów i konfiguracji u dostawców, w których treści klienta nie służą trenowaniu. U dostawców płatnego API jest to ustawienie domyślne albo wynik jawnego wyłączenia. Nie włączamy modeli eksperymentalnych ani programów, których warunki dopuszczają wykorzystanie treści do trenowania. Zobowiązania poszczególnych dostawców opisuje Polityka prywatności.

4. Rodzaje danych i kategorie osób

Rodzaje danych:

• nagranie głosu i treść rozmowy,
• transkrypcja i podsumowanie,
• informacje podane przez rozmówców w trakcie rozmowy,
• etykieta rozmówcy - tekst identyfikujący drugą stronę rozmowy, przekazywany dostawcy podsumowania jako kontekst. W praktyce jest to nazwa odczytana z nazwy pliku nagrania (na przykład Jan Kowalski albo Tartak Nowak) albo - gdy nazwy w pliku nie ma - numer telefonu (na przykład +48 600 100 200). Szczegóły niżej.

Kategorie osób: klienci i potencjalni klienci, kontrahenci, osoby kontaktowe po stronie kontrahenta, pracownicy i współpracownicy Administratora.

Czego nie otrzymujemy. Nazwa pliku nagrania - zawierająca imię i numer telefonu rozmówcy - nigdy nie opuszcza telefonu. Nasz serwer otrzymuje wyłącznie nieodwracalny skrót HMAC-SHA256, liczony z solą losowaną raz na instalację i nieopuszczającą urządzenia. Etykieta rozmówcy jednak opuszcza telefon. Żeby podsumowanie wiedziało, o kim mowa, dostawca podsumowania otrzymuje etykietę: nazwę odczytaną z nazwy pliku nagrania albo - gdy nazwy nie ma - numer telefonu. Nie przekazujemy pełnych danych kontaktowych ani książki adresowej.

Gdy nazwa pochodzi z książki adresowej urządzenia, to ona zostaje w telefonie i trafia wyłącznie do kalendarza, a do dostawcy podsumowania idzie w jej miejsce numer telefonu - ten sam, który szedłby bez tej funkcji.

5. Wasze obowiązki jako administratora

Oświadczacie i zapewniacie, że:

• macie podstawę prawną przetwarzania danych rozmówców, a jeżeli jest nią prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) - że przeprowadziliście i udokumentowaliście test równowagi,
• spełniliście obowiązek informacyjny z art. 13 RODO wobec rozmówców, w tym co do celu nagrywania, okresu przechowywania i korzystania z podmiotów przetwarzających,
• nagrania, które przekazujecie Aplikacji, zostały pozyskane legalnie, zgodnie z prawem właściwym dla rozmowy,
• spełniliście obowiązki wobec własnych pracowników, jeżeli nagrywanie ich rozmów stanowi monitoring w rozumieniu przepisów prawa pracy.

Pomagamy w tym: wzory komunikatu, klauzuli informacyjnej i obwieszczenia dla pracowników są na stronie Nagrywanie rozmów w firmie. Są to wzory do oceny przez Waszego prawnika lub inspektora ochrony danych, a nie opinia prawna - decyzje należą do administratora, czyli do Was.

Przetwarzamy dane wyłącznie na Wasze udokumentowane polecenie. Poleceniem jest zakres opisany w tej umowie, w Regulaminie i w Polityce prywatności oraz każde nagranie wskazane Aplikacji przez osobę upoważnioną.

6. Nasze obowiązki

Zgodnie z art. 28 ust. 3 RODO zobowiązujemy się:

1. przetwarzać dane tylko na Wasze polecenie i tylko w celu opisanym w punkcie 3,
2. zapewnić, że osoby mające dostęp do danych są zobowiązane do poufności,
3. stosować środki bezpieczeństwa z art. 32 RODO - patrz punkt 7,
4. korzystać z podprzetwarzających wyłącznie na zasadach z punktu 8,
5. pomagać Wam w realizacji praw osób, których dane dotyczą - patrz punkt 9,
6. pomagać Wam w wywiązaniu się z obowiązków z art. 32-36 RODO, w tym przy ocenie skutków dla ochrony danych, udostępniając opis przetwarzania i zastosowanych środków,
7. po zakończeniu świadczenia usunąć dane - patrz punkt 10,
8. udostępniać informacje niezbędne do wykazania zgodności i umożliwiać audyt - patrz punkt 11.

Zgłaszanie naruszeń. O naruszeniu ochrony danych dotyczącym przetwarzania objętego tą umową zawiadomimy Was bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 24 godzin od jego stwierdzenia, na adres e-mail podany przy akceptacji. Zawiadomienie obejmuje charakter naruszenia, kategorie i przybliżoną liczbę danych, prawdopodobne konsekwencje i podjęte środki. Zgłoszenie do organu nadzorczego w ciągu 72 godzin (art. 33 ust. 1) należy do Was - my dostarczamy informacje, żebyście mogli je wykonać.

Polecenie sprzeczne z prawem. Jeżeli uznamy, że Wasze polecenie narusza RODO lub inne przepisy o ochronie danych, niezwłocznie Was o tym poinformujemy i możemy wstrzymać wykonanie tego polecenia do wyjaśnienia (art. 28 ust. 3 zdanie drugie RODO).

7. Bezpieczeństwo

• cała komunikacja przez HTTPS/TLS,
• dostęp do infrastruktury tylko dla Piotra Mikołajewicza, na uwierzytelnienie dwuskładnikowe,
• żądania do serwera uwierzytelniane Firebase App Check (Play Integrity) - serwer odrzuca ruch, który nie pochodzi z autentycznej Aplikacji,
• brak trwałego przechowywania treści - najskuteczniejszy z tych środków, bo znacząco ogranicza zakres i czas ekspozycji danych oraz zmniejsza skutki ewentualnego incydentu (patrz załącznik),
• nazwa pliku nagrania nie opuszcza urządzenia - idzie wyłącznie jej nieodwracalny skrót (punkt 4).

8. Podprzetwarzający

Wyrażacie ogólną zgodę na korzystanie z podprzetwarzających. Aktualna lista, wraz z krajem i rolą każdego z nich, jest w Polityce prywatności i obejmuje:

Każdy z nich jest zobowiązany umownie do ochrony na poziomie nie niższym niż wynikający z tej umowy. Odpowiadamy za ich działania jak za własne (art. 28 ust. 4 RODO).

Polecenie transferu. Akceptując tę umowę, Administrator udziela nam udokumentowanego polecenia dokonywania przekazań opisanych w powyższej tabeli, z wykorzystaniem wskazanych tam mechanizmów zgodnych z rozdziałem V RODO. Dzięki temu zgody na transfer nie trzeba wywodzić z kilku rozproszonych postanowień.

Zmiany. O zamierzonej zmianie - dodaniu lub zastąpieniu podprzetwarzającego - poinformujemy Was na adres e-mail podany przy akceptacji z wyprzedzeniem 30 dni. Możecie wnieść uzasadniony sprzeciw. Jeżeli nie zdołamy go rozwiązać, możecie wypowiedzieć umowę bez ponoszenia kosztów.

9. Prawa osób, których dane dotyczą

Żądania od rozmówców trafiają do Was - jesteście administratorem i to Wy je realizujecie. Pomagamy w zakresie, w jakim jest to możliwe przy naszym modelu przetwarzania.

10. Usunięcie danych po zakończeniu

Treści rozmów nie trzeba usuwać po zakończeniu umowy, bo nigdy nie zostały zapisane.

Dane rozliczeniowe opisane w załączniku usuwamy na Wasze żądanie albo automatycznie z upływem okresów tam podanych. Zachowanie danych ponad ten okres jest możliwe tylko wtedy, gdy wymaga tego prawo - wówczas pozostają objęte tą umową.

11. Audyt i informacje

Na żądanie, nie częściej niż raz w roku oraz dodatkowo po każdym naruszeniu, udostępnimy informacje potrzebne do wykazania zgodności: opis przepływu danych, wykaz zastosowanych środków, listę podprzetwarzających z podstawami transferu oraz rejestr kategorii czynności przetwarzania z art. 30 ust. 2 RODO.

Zgadzamy się na audyt prowadzony przez Was lub upoważnionego przez Was audytora, po uzgodnieniu terminu z wyprzedzeniem 14 dni, w sposób nienaruszający poufności danych innych klientów.

Ograniczenie częstotliwości i termin uprzedzenia nie mają zastosowania, jeżeli audyt jest wymagany przez organ nadzorczy, wynika z uzasadnionego podejrzenia naruszenia ochrony danych, następuje po istotnej zmianie sposobu przetwarzania albo obowiązek jego przeprowadzenia wynika z przepisów prawa.

12. Odpowiedzialność, czas trwania, zmiany

Odpowiedzialność regulują art. 82 RODO oraz rozdział 10 Regulaminu. Nie odpowiadamy za legalność pozyskania nagrania ani za spełnienie obowiązku informacyjnego wobec rozmówcy - to są Wasze obowiązki z punktu 5, a my nie mamy możliwości ich wykonania.

Czas trwania: umowa obowiązuje przez czas korzystania z Aplikacji przez osoby upoważnione i wygasa razem z zakończeniem korzystania.

Zmiany: o istotnej zmianie tej umowy poinformujemy z wyprzedzeniem 30 dni na adres e-mail podany przy akceptacji. Brak zgody na zmianę uprawnia Was do wypowiedzenia umowy.

Prawo właściwe: prawo polskie. Spory rozstrzyga sąd właściwy dla siedziby Administratora.

Kontakt w sprawach tej umowy: kontakt@callogue.pl

13. Dane, dla których jesteśmy odrębnym administratorem

Ta umowa dotyczy treści powierzonych przez Administratora: nagrań, transkrypcji i podsumowań przetwarzanych na Wasze polecenie.

Osobno przetwarzamy dane we własnym celu i jako odrębny administrator, a nie na Wasze polecenie:

Do tych danych stosuje się nasza Polityka prywatności, a nie postanowienia tej umowy o powierzeniu. Rozróżnienie ma znaczenie praktyczne: żądania osób dotyczące treści rozmów kierujcie do siebie jako administratora, a dotyczące danych z tej tabeli - do nas.

Załącznik - co realnie zostaje na naszym serwerze

To jest najważniejsza tabela w tym dokumencie i powód, dla którego całą resztę da się przeczytać w piętnaście minut.

Wynik przetwarzania - podsumowanie rozmowy - trafia wyłącznie do kalendarza wskazanego przez osobę upoważnioną. Kalendarz jest Wasz: kontrolujecie do niego dostęp i usuwacie z niego pojedyncze wpisy.