Aplikacja dla agenta ubezpieczeniowego: terminy wznowień i ustalenia z rozmów w kalendarzu

Czterdzieści telefonów dziennie i w każdym liczby: suma, składka, zakres, data końca polisy. Do tego „niech pan zadzwoni w przyszłym tygodniu, jak żona wróci” i „proszę mi to wysłać na maila”. Callogue bierze nagrania tych rozmów, które Twój telefon już zapisał, i z każdego robi notatkę w kalendarzu: z kim, o czym, jaka liczba padła i kiedy oddzwonić.

09:35

P. Malinowska - OC/AC Toyota

Składka 1 840 zł w ratach, chce assistance. Polisa kończy się 12.10, oddzwonić 5.10 z ofertą.

Dzień agenta ubezpieczeniowego w kalendarzu

Sześć rozmów, jedno szkolenie. Bursztynowe wpisy to notatki z rozmów, które wpadły do kalendarza same, z nagrań. Szare to Twój zwykły kalendarz, ten sam co wcześniej.

Podsumowanie rozmowy z klientem: co zawiera

• Liczby. Suma ubezpieczenia, składka, raty, zniżki, wysokość szkody. Zapisane tak, jak padły, z godziną rozmowy.
• Terminy. Koniec polisy, wznowienie, spotkanie, „dośle do jutra”. Jeśli w rozmowie padła data, dostaje osobny wpis tego dnia. „Jak żona wróci” daty nie ma, więc wydarzenia nie dostaje, zostaje w podsumowaniu jako rzecz do zrobienia.
• Kto co obiecał. Klient dośle dowód rejestracyjny, likwidator protokół, Ty wycenę floty. Lista ustaleń rozdziela Twoje zobowiązania od cudzych.
• Transkrypcję rozmowy. Dosłowny zapis, gdyby klient przy szkodzie twierdził, że „mówił pan, że assistance jest w cenie”.

Wpisy są oznaczone jako wolne, więc nie blokują dnia. Callogue nie ma bazy polis i nie zastępuje systemu agencyjnego. Zapisuje to, co ustalono głosem, zanim zdążysz to przepisać.

Odeślij ustalenia klientowi jednym kliknięciem

„To jaki był ten wariant z assistance?” klient pyta tydzień później, gdy Ty masz za sobą sto innych rozmów. W Callogue odpowiedź już jest: jednym kliknięciem wysyłasz mu podsumowanie i listę ustaleń na WhatsAppa, SMS-em albo mailem.

Rozmówca dostaje samo podsumowanie. Nagrania ani transkrypcji nie odsyłasz nigdy, to zostaje wyłącznie u Ciebie. Jak to wygląda w aplikacji.

Nagrywanie rozmów z klientami a RODO: agent, OFWCA i rozmowy o zdrowiu

Nagrywanie rozmowy, w której sam bierzesz udział, nie jest zakazane. RODO dotyczy tego, co potem robisz z nagraniem, i tego, kto o tym decyduje. W ubezpieczeniach dochodzi jeszcze jedna rzecz, o której trzeba wiedzieć przed instalacją: zdrowie.

Nie jest to porada prawna. To praktyka i wzory do przejrzenia przez prawnika, Twojego albo agencji.

Kto jest administratorem

Zasada jest jedna: ten, kto zdecydował o nagrywaniu. Na własnej działalności decydujesz sam, jesteś administratorem i sprowadza się to do trzech rzeczy: jedno zdanie w rozmowie, akapit na Twojej stronie albo w stopce maila i dwie kartki do szuflady (rejestr czynności i test równowagi). Pełne wzory z opisem każdego kroku są na stronie dla agentów nieruchomości, różnią się od Twoich tylko branżą.

Jeśli jesteś OFWCA w multiagencji albo agentem wyłącznym na etacie czy zleceniu, ustal z agencją lub zakładem, kto jest administratorem nagrań. Zwykle wychodzi, że oni, i wtedy o nagrywaniu decyduje agencja, na zasadach ze strony dla firm. Nie instaluj po cichu na telefonie, na którym obsługujesz ich klientów.

Klient, który zgłasza szkodę, słyszy to samo zdanie na infolinii zakładu. Twoje brzmi tak samo, więc nikogo nie dziwi.

Rozmowy o zdrowiu

OC, AC, dom, firma, flota: w tych rozmowach zdrowia nie ma i Callogue działa jak u każdego innego. Ubezpieczenie na życie, zdrowotne, NNW z ankietą: tu klient opowie o chorobach, lekach i szpitalu, a to są dane szczególnych kategorii z art. 9 RODO.

Przypadkowa wzmianka („byłem u lekarza, oddzwonię”) jest objęta usługą, tak opisaliśmy ją dostawcy przetwarzającemu treść rozmów. Jeśli jednak rozmowy o zdrowiu są treścią Twojej pracy, a nie wyjątkiem, regulamin wymaga wcześniejszego zgłoszenia, a dostawca może odmówić albo postawić warunki. Nie obiecujemy z góry, że się zgodzi.

Praktyczna zasada: rozmowy o polisach majątkowych i komunikacyjnych przez Callogue. Rozmowę, w której przechodzisz z klientem ankietę medyczną, prowadź bez nagrania albo wyklucz tego rozmówcę w aplikacji, wtedy nic nie wychodzi z telefonu. Ankietę i tak wypełniasz w systemie zakładu, kalendarz nie jest jej potrzebny.

Co robi z tym Callogue

• Nasz serwer nie przechowuje nic: ani nagrania, ani transkrypcji, ani podsumowania. Zostaje licznik wykorzystanych rozmów.
• Imię i numer rozmówcy nie opuszczają telefonu. Dopasowanie do kontaktu odbywa się lokalnie.
• Wykluczenie rozmówcy jednym kliknięciem, gdy ktoś nie chce być nagrywany albo gdy rozmowa ma dotyczyć zdrowia.
• Umowa powierzenia obowiązuje razem z regulaminem: tu jest jej treść.

Pytania agentów

Czy agent ubezpieczeniowy może nagrywać rozmowy z klientami?

Nagrywanie rozmowy, w której sam bierzesz udział, nie jest zakazane. RODO reguluje to, co robisz z nagraniem później, i to, kto o tym decyduje. Na własnej działalności jesteś administratorem i informujesz klienta jednym zdaniem. Jeśli pracujesz w agencji lub dla zakładu na etacie, o nagrywaniu decyduje agencja albo zakład.

Co z rozmowami o zdrowiu przy ubezpieczeniu na życie?

Przypadkowa wzmianka o zdrowiu jest objęta usługą. Jeśli rozmowy o zdrowiu są treścią Twojej pracy, na przykład ankieta medyczna przez telefon, regulamin wymaga wcześniejszego zgłoszenia, a dostawca może odmówić. W praktyce: majątkowe i komunikacyjne przez Callogue, rozmowę o ankiecie prowadzisz bez nagrania albo wykluczasz rozmówcę.

Czy Callogue przypomni o końcu polisy?

Tak, jeśli data padła w rozmowie: „polisa kończy się dwunastego października” daje osobne wydarzenie tego dnia. Callogue nie ma bazy polis i nie zastępuje systemu agencyjnego.

Czy muszę mówić klientowi, że nagrywam?

Tak, jedno zdanie: że nagrywasz, po co i gdzie są szczegóły. Zakład ubezpieczeń, do którego klient dzwoni w sprawie szkody, mówi to samo. Jeśli klient nie chce być nagrywany, wykluczasz go w Callogue jednym kliknięciem.

Czy Callogue działa na iPhonie?

Nie. Callogue jest aplikacją na Androida i czyta nagrania rozmów zapisane przez telefon jako pliki. iOS nie udostępnia aplikacjom nagrań rozmów.

Ile to kosztuje

Co miesiąc dostajesz pulę rozmów za darmo. Abonament za 29 zł zdejmuje limit i reklamy. Konta nie zakładasz, aplikacja tworzy anonimowe, bez adresu e-mail i numeru.