Aplikacja dla przedstawiciela handlowego: notatki z rozmów z klientami w kalendarzu

Dzień handlowca to auto i telefon. Klient dzwoni w trasie, magazyn potwierdza dostawę, szef pyta o prognozę, a „proszę wysłać ofertę do piątku” pada między jednym zjazdem a drugim. Callogue bierze nagrania tych rozmów, które Twój telefon już zapisał, i z każdego robi notatkę w kalendarzu: z kim, o czym, ile, za ile i na kiedy.

08:40

Bud-Max - p. Kowalczyk

40 palet styropianu, 128 zł/m³ do końca miesiąca. Oferta na maila do piątku, dostawa w środę.

Dzień przedstawiciela handlowego w kalendarzu

Sześć rozmów w trasie, dwie wizyty. Bursztynowe wpisy to notatki z rozmów, które wpadły do kalendarza same, z nagrań. Szare to Twój zwykły kalendarz, ten sam co wcześniej.

Podsumowanie rozmowy z klientem: co zawiera

• Ilości i ceny. Palety, sztuki, metry, cena za jednostkę, rabat „do końca miesiąca”. Zapisane tak, jak padły, z godziną rozmowy.
• Terminy. Dostawa, oferta, wizyta, targi. Jeśli w rozmowie padła data, dostaje osobny wpis tego dnia. Datę liczy telefon, nie model językowy, więc „w przyszłą środę” trafia w konkretną środę.
• Kto co obiecał. Klient dośle zdjęcia, magazyn potwierdzi rampę, Ty wyślesz ofertę. Lista ustaleń rozdziela Twoje zobowiązania od cudzych.
• Transkrypcję rozmowy. Dosłowny zapis, gdyby klient po tygodniu twierdził, że „mówił pan 124, nie 128”.

Wpisy są oznaczone jako wolne, więc nie blokują dnia i nie kolidują z wizytami, które wpisuje Ci szef. Callogue nie zastępuje CRM-u: nie ma lejka, bazy klientów ani raportów. Podsumowanie przenosisz do CRM-u po powrocie, zamiast odtwarzać dzień z pamięci.

Odeślij ustalenia klientowi jednym kliknięciem

„To co ustaliliśmy z tą ceną?” klient pisze zwykle wtedy, gdy Ty jesteś już u trzeciego następnego. W Callogue odpowiedź już jest: jednym kliknięciem wysyłasz mu podsumowanie i listę ustaleń na WhatsAppa, SMS-em albo mailem. To samo podsumowanie możesz wysłać sobie, na firmowy mail, jako gotową notatkę do CRM-u.

Rozmówca dostaje samo podsumowanie. Nagrania ani transkrypcji nie odsyłasz nigdy, to zostaje wyłącznie u Ciebie. Jak to wygląda w aplikacji.

Nagrywanie rozmów z klientami a RODO: etat czy własna działalność

Nagrywanie rozmowy, w której sam bierzesz udział, nie jest zakazane. RODO dotyczy tego, co potem robisz z nagraniem, i tego, kto o tym decyduje. U handlowców to się rozjeżdża na dwa przypadki i warto od razu wiedzieć, w którym jesteś.

Nie jest to porada prawna. To praktyka i wzory do przejrzenia przez prawnika, Twojego albo firmowego.

Na etacie albo na zleceniu

Administratorem danych jest firma, bo to ona odpowiada za rozmowy z jej klientami. Nagrywanie własnych pracowników to do tego monitoring z Kodeksu pracy, z obwieszczeniem i dwutygodniowym wyprzedzeniem. Callogue zainstalowany po cichu na służbowym telefonie to nagrania klientów firmy poza jej kontrolą i bez umowy powierzenia, czyli dokładnie to, czego dział prawny nie chce zobaczyć.

Dlatego nie instaluj sam. Pokaż szefowi stronę dla firm: jest tam wszystko, co firma musi zrobić, i da się to zamknąć w jedno popołudnie. Argument, który działa: dziś nagrania i tak leżą na telefonach handlowców jako pliki, bez okresu przechowywania i bez możliwości usunięcia na żądanie klienta. Callogue tego nie tworzy, tylko porządkuje.

Na własnej działalności

Prowizja, kilku dostawców, własne auto: jesteś administratorem tych danych i sam decydujesz. Sprowadza się to do trzech rzeczy: jedno zdanie w rozmowie, akapit na Twojej stronie albo w stopce maila i dwie kartki do szuflady (rejestr czynności i test równowagi). Pełne wzory z opisem każdego kroku są na stronie dla agentów nieruchomości. Różnią się od Twoich tylko branżą w treści.

Jedna pułapka. Jeśli fakturujesz jedną firmę, jeździsz jej autem i pracujesz na jej bazie klientów, w praktyce jesteś jej handlowcem, tylko na innej umowie. Ustal z nią, kto jest administratorem, zanim zaczniesz. Zwykle wychodzi, że ona, i wtedy wracasz do punktu wyżej.

Jeśli klient powie „proszę nie nagrywać”, nie dyskutuj. Kliknij w Callogue „wyklucz tego rozmówcę”, jego rozmowy nie będą przetwarzane w ogóle, i zapisz sobie, że tak było.

Co robi z tym Callogue

• Nasz serwer nie przechowuje nic: ani nagrania, ani transkrypcji, ani podsumowania. Zostaje licznik wykorzystanych rozmów.
• Imię i numer rozmówcy nie opuszczają telefonu. Dopasowanie do kontaktu odbywa się lokalnie.
• Wynik leży w Twoim kalendarzu, z którego usuwasz pojedyncze wpisy. Skasowanie wydarzenia kasuje podsumowanie i transkrypcję, bo kopii nie mamy.
• Umowa powierzenia obowiązuje razem z regulaminem: tu jest jej treść.

Pytania handlowców

Czy przedstawiciel handlowy może nagrywać rozmowy z klientami?

Nagrywanie rozmowy, w której sam bierzesz udział, nie jest zakazane. Kto odpowiada za nagranie, zależy od tego, jak pracujesz. Na etacie administratorem danych jest firma i to ona decyduje o nagrywaniu. Na własnej działalności decydujesz sam i informujesz klienta jednym zdaniem na początku rozmowy.

Czy muszę mówić klientowi, że nagrywam?

Tak, jedno zdanie: że nagrywasz, po co i gdzie są szczegóły. Przy stałym kliencie wystarczy przypomnienie. Jeśli ktoś nie chce być nagrywany, wykluczasz go w Callogue jednym kliknięciem.

Czy Callogue zastępuje CRM?

Nie. Callogue nie ma lejka, bazy klientów ani raportów. Zapisuje ustalenia z rozmów telefonicznych w kalendarzu, którego już używasz. Do CRM-u przenosisz je sam, zamiast odtwarzać dzień z pamięci.

Czy działa w trasie, bez zasięgu?

Nagranie czeka na telefonie, aż wróci internet, i wtedy jest przetwarzane. Wpis trafia do kalendarza o godzinie rozmowy, nie o godzinie przetworzenia.

Czy Callogue działa na iPhonie?

Nie. Callogue jest aplikacją na Androida i czyta nagrania rozmów zapisane przez telefon jako pliki. iOS nie udostępnia aplikacjom nagrań rozmów.

Ile to kosztuje

Co miesiąc dostajesz pulę rozmów za darmo. Abonament za 29 zł zdejmuje limit i reklamy. Konta nie zakładasz, aplikacja tworzy anonimowe, bez adresu e-mail i numeru. Wdrożenie dla zespołu opisuje strona dla firm.