Aplikacja dla spedytora: ustalenia z rozmów z przewoźnikami w kalendarzu

Spedytor robi w jeden dzień więcej telefonów niż większość ludzi w miesiąc. Załadunek przesunięty z 8 na 14. Kierowca stoi na rampie, przewoźnik chce 150 euro za postój. Klient dorzuca dwie palety i pyta, czy wejdą. Każde z tych ustaleń to konkretne pieniądze. Callogue bierze nagrania tych rozmów, które Twój telefon już zapisał, i z każdego robi notatkę w kalendarzu: z kim, o czym, jaka liczba padła i o której.

08:05

Kierowca - DE 48 KL

Stoi na załadunku od 6, rampa wolna o 14. Przewoźnik chce 150 EUR za postój, do potwierdzenia z klientem.

Dzień spedytora w kalendarzu

Siedem rozmów o jednym ładunku i jednym aucie na Francję. Bursztynowe wpisy to notatki z rozmów, które wpadły do kalendarza same, z nagrań. Szare to Twój zwykły kalendarz.

Podsumowanie rozmowy: co zawiera

• Liczby. Fracht, postój, palety, kilometry, waluta. Zapisane tak, jak padły, z godziną rozmowy.
• Godziny i okna. Załadunek, rozładunek, „przed 15”, „tylko do 16”. Jeśli w rozmowie padła data, dostaje osobny wpis tego dnia. Datę liczy telefon, nie model językowy, więc „w środę” trafia w tę środę.
• Kto co obiecał. Klient potwierdzi postój mailem, przewoźnik podeśle dane kierowcy, Ty zlecenie. Lista ustaleń rozdziela Twoje zobowiązania od cudzych.
• Transkrypcję rozmowy. Dosłowny zapis, gdy przewoźnik po trzech dniach twierdzi, że stawka była inna.

Callogue nie jest TMS-em ani giełdą. Zlecenia i tak wpisujesz w system, ale to, co ustalono głosem, przestaje ginąć między telefonem a wpisem. Rozmowy po niemiecku, francusku czy czesku działają: dostawca podsumowania dobierany jest według języka rozmowy, a dla języków z Europejskiego Obszaru Gospodarczego przetwarzanie zostaje w UE.

Odeślij ustalenia przewoźnikowi jednym kliknięciem

Najtańszy sposób na spór o stawkę to nie mieć sporu. Zaraz po rozmowie wysyłasz przewoźnikowi podsumowanie i listę ustaleń na WhatsAppa, SMS-em albo mailem: stawka, godzina załadunku, postój, kto płaci. Jeśli coś się nie zgadza, dowiesz się w minutę, nie po rozładunku.

Rozmówca dostaje samo podsumowanie. Nagrania ani transkrypcji nie odsyłasz nigdy, to zostaje wyłącznie u Ciebie. Jak to wygląda w aplikacji.

Nagrywanie rozmów z przewoźnikami a RODO

Nagrywanie rozmowy, w której sam bierzesz udział, nie jest zakazane. Rozmawiasz głównie z firmami, ale po drugiej stronie jest człowiek: kierowca, dyspozytor, handlowiec klienta. Jego głos i imię to dane osobowe, więc RODO działa. Działa jednak lżej niż przy klientach prywatnych, bo dane kontaktowe osób w firmach i tak krążą w zleceniach, a interes w udokumentowaniu stawki jest oczywisty dla obu stron.

Nie jest to porada prawna. To praktyka i wzory do przejrzenia przez prawnika, Twojego albo firmowego.

Kto decyduje

Na etacie w spedycji administratorem jest firma i to ona decyduje o nagrywaniu, na zasadach ze strony dla firm. Nie instaluj po cichu na telefonie z firmową kartą. Na własnej działalności decydujesz sam i sprowadza się to do trzech rzeczy: jedno zdanie w pierwszej rozmowie, akapit na stronie firmy i dwie kartki do szuflady (rejestr czynności i test równowagi). Pełne wzory są na stronie dla agentów nieruchomości, różnią się tylko branżą.

Przewoźnik z Niemiec czy Czech podlega temu samemu RODO co Ty. Jedno zdanie po angielsku w pierwszej rozmowie załatwia sprawę, potem wystarczy przypomnienie. Jeśli ktoś powie, że nie chce być nagrywany, kliknij w Callogue „wyklucz tego rozmówcę” i zapisz sobie, że tak było.

Co robi z tym Callogue

• Nasz serwer nie przechowuje nic: ani nagrania, ani transkrypcji, ani podsumowania. Zostaje licznik wykorzystanych rozmów.
• Imię i numer rozmówcy nie opuszczają telefonu. Dopasowanie do kontaktu odbywa się lokalnie.
• Wynik leży w Twoim kalendarzu, z którego usuwasz pojedyncze wpisy. Skasowanie wydarzenia kasuje podsumowanie i transkrypcję, bo kopii nie mamy.
• Umowa powierzenia obowiązuje razem z regulaminem: tu jest jej treść.

Pytania spedytorów

Czy spedytor może nagrywać rozmowy z przewoźnikami i kierowcami?

Nagrywanie rozmowy, w której sam bierzesz udział, nie jest zakazane. Rozmawiasz głównie z firmami, ale kierowca i dyspozytor to ludzie, więc RODO działa, tylko lżej: jedno zdanie o nagrywaniu w pierwszej rozmowie i akapit na stronie firmy. Kto o tym decyduje, zależy od tego, czy pracujesz na etacie w spedycji, czy na własnej działalności.

Czy nagranie rozmowy jest dowodem w sporze o fracht?

Nagranie zostaje na Twoim telefonie i to ono jest zapisem rozmowy. Transkrypcja i podsumowanie w kalendarzu służą do tego, żeby w trzy sekundy znaleźć właściwą rozmowę i właściwe zdanie. Czy sąd dopuści nagranie jako dowód, ocenia sąd w konkretnej sprawie. W praktyce większość sporów o stawkę kończy się wcześniej, gdy druga strona dostaje ustalenia na piśmie.

Czy działają rozmowy po niemiecku, francusku albo czesku?

Tak. Dostawca podsumowania dobierany jest według języka rozmowy. Dla języków z Europejskiego Obszaru Gospodarczego przetwarzanie zostaje w UE. Aktualną listę dostawców pokazuje ekran zgody w aplikacji.

Czy Callogue to TMS albo giełda transportowa?

Nie. Callogue nie prowadzi zleceń, nie liczy frachtów i nie szuka aut. Zapisuje to, co ustalono głosem, w kalendarzu, którego już używasz, żeby nic nie zginęło między telefonem a wpisem w systemie.

Czy Callogue działa na iPhonie?

Nie. Callogue jest aplikacją na Androida i czyta nagrania rozmów zapisane przez telefon jako pliki. iOS nie udostępnia aplikacjom nagrań rozmów.

Ile to kosztuje

Co miesiąc dostajesz pulę rozmów za darmo. Abonament za 29 zł zdejmuje limit i reklamy. Konta nie zakładasz, aplikacja tworzy anonimowe, bez adresu e-mail i numeru. Wdrożenie dla całej spedycji opisuje strona dla firm.