Aplikacja dla agenta nieruchomości: podsumowania rozmów z klientami w kalendarzu

Dzień pośrednika to telefon. Właściciel zmienia cenę, klient przekłada prezentację, ekspert kredytowy podaje termin decyzji, notariusz godzinę aktu. Callogue bierze nagrania tych rozmów, które Twój telefon już zapisał, i z każdego robi notatkę w kalendarzu: z kim, o czym, jaka liczba padła i na kiedy.

10:45

P. Nowak - Słoneczna 12

Prezentacja w sobotę po 12. Pyta, czy zabudowa kuchni zostaje w cenie. Oddzwonić po rozmowie z właścicielem.

Dzień agenta nieruchomości w kalendarzu

Siedem rozmów, żadna dłuższa niż pięć minut. Bursztynowe wpisy to notatki z rozmów, które wpadły do kalendarza same, z nagrań. Szare to Twój zwykły kalendarz, ten sam co wcześniej.

Podsumowanie rozmowy z klientem: co zawiera

• Liczby. Cena ofertowa, „poniżej ilu nie zejdzie”, zaliczka, prowizja. Zapisane tak, jak padły, z godziną rozmowy.
• Terminy. Prezentacja, akt, zdjęcia, „oddzwonię po weekendzie”. Jeśli w rozmowie padła data, dostaje osobny wpis tego dnia. Datę liczy telefon, nie model językowy, więc „w przyszłą sobotę” trafia w konkretną sobotę.
• Kto co obiecał. Właściciel dośle rzut, klient prześle promesę, Ty potwierdzisz godzinę z notariuszem. Lista ustaleń rozdziela Twoje zobowiązania od cudzych.
• Transkrypcję rozmowy. Dosłowny zapis, gdyby ktoś po tygodniu twierdził, że „mówiliśmy o 900, nie o 920”.

Wpisy są oznaczone jako wolne, więc nie blokują dnia i nie kolidują z prezentacjami, które ktoś wpisuje Ci do kalendarza. Callogue nie jest CRM-em dla pośrednika: nie prowadzi bazy ofert ani klientów, zapisuje ustalenia z rozmów i działa obok tego, czego już używasz.

Odeślij ustalenia klientowi jednym kliknięciem

„To jak w końcu ustaliliśmy?” klient pisze zwykle w piątek wieczorem, tydzień po rozmowie. W Callogue odpowiedź już jest: jednym kliknięciem wysyłasz mu podsumowanie i listę ustaleń na WhatsAppa, SMS-em albo mailem. Właściciel dostaje to samo po rozmowie o cenie, ekspert kredytowy po rozmowie o dokumentach.

Rozmówca dostaje samo podsumowanie. Nagrania ani transkrypcji nie odsyłasz nigdy, to zostaje wyłącznie u Ciebie. Jak to wygląda w aplikacji.

Nagrywanie rozmów z klientami a RODO, gdy pracujesz na własną działalność

Nagrywanie rozmowy, w której sam bierzesz udział, nie jest zakazane. RODO dotyczy tego, co potem robisz z nagraniem, a Ty robisz z niego podsumowanie i wpis w kalendarzu. Skoro to Ty o tym zdecydowałeś, jesteś administratorem tych danych. Brzmi groźnie, sprowadza się do trzech rzeczy.

Nie jest to porada prawna. To praktyka i wzory do przejrzenia przez Twojego prawnika, jeśli go masz. Jeśli działasz pod szyldem biura i to biuro prowadzi bazę klientów, ustal z biurem, kto tu jest administratorem. Wtedy zaczyna się strona dla firm, a nie ta.

1. Jedno zdanie w rozmowie

Klient musi wiedzieć, że nagrywasz i po co. Nie klauzula, jedno zdanie, a szczegóły pod adresem, który podajesz.

Klient, który kupuje mieszkanie, rozmawia w tym samym tygodniu z bankiem i notariuszem. Obaj nagrywają i mówią o tym na początku. Twoje zdanie brzmi tak samo, więc nikogo nie dziwi.

Jeśli ktoś powie „proszę nie nagrywać”, nie dyskutuj. Kliknij w Callogue „wyklucz tego rozmówcę” i jego rozmowy nie będą przetwarzane w ogóle, nic nie wyjdzie z telefonu. Zapisz sobie, że tak było. Możesz mieć rację, ale spór o to prowadziłbyś w trakcie rozmowy o cenie, a to gorszy interes niż jeden klient bez podsumowań.

2. Akapit na Twojej stronie

Adres, który podajesz w rozmowie, musi prowadzić do pełniejszej informacji. Jeśli nie masz strony, wystarczy stopka maila, którego i tak wysyłasz każdemu klientowi po pierwszym kontakcie. Do wklejenia i uzupełnienia:

W miejsce [okres] wpisz czas, którego naprawdę się trzymasz. Nagranie sprzed zamkniętej transakcji przestaje być potrzebne szybciej, niż się wydaje, a nagrania trzymane „na wszelki wypadek” bez końca to jedyna rzecz na tej liście, o którą urząd naprawdę pyta.

3. Dwie kartki do szuflady

Nagrywasz regularnie, nie od święta, więc rejestr czynności przetwarzania Cię dotyczy. To jedna tabelka: co robisz (nagrywanie i podsumowywanie rozmów), czyje dane (klienci, właściciele, pośrednicy drugiej strony), jakie (głos, imię, numer, treść ustaleń), komu przekazujesz (Callogue jako podmiot przetwarzający), jak długo trzymasz, jak zabezpieczasz (blokada telefonu, szyfrowanie, kopia). Wypełniasz raz.

Druga kartka to test równowagi: pół strony o tym, dlaczego Twój interes (nie pomylić ustaleń przy transakcji za kilkaset tysięcy) przeważa nad niedogodnością klienta (jego głos w Twoim telefonie przez [okres], z prawem sprzeciwu). Bez tego dokumentu podstawa z punktu 2 wisi w powietrzu.

Umowę powierzenia z nami masz gotową: tu jest jej treść, obowiązuje razem z regulaminem, nic nie podpisujesz osobno.

Nie masz pracowników, więc monitoring z Kodeksu pracy, regulamin pracy i obwieszczenia dla załogi Cię nie dotyczą. To jest cała różnica między Tobą a biurem z dziesięcioma agentami i dlatego ta strona jest o połowę krótsza.

Co robi z tym Callogue

• Nasz serwer nie przechowuje nic: ani nagrania, ani transkrypcji, ani podsumowania. Zostaje licznik wykorzystanych rozmów.
• Imię i numer rozmówcy nie opuszczają telefonu. Dopasowanie do kontaktu odbywa się lokalnie.
• Wynik leży w Twoim kalendarzu, z którego usuwasz pojedyncze wpisy. Skasowanie wydarzenia kasuje podsumowanie i transkrypcję, bo kopii nie mamy.
• Wykluczenie rozmówcy jednym kliknięciem, gdy ktoś nie chce być nagrywany.

Dokąd dokładnie idzie nagranie i kto liczy podsumowanie, opisuje strona o transkrypcji rozmów i polityka prywatności.

Pytania pośredników

Czy agent nieruchomości może nagrywać rozmowy z klientami?

Tak. Nagrywanie rozmowy, w której sam bierzesz udział, nie jest zakazane. RODO reguluje to, co robisz z nagraniem później. Jako pośrednik na własnej działalności jesteś administratorem tych danych i informujesz klienta jednym zdaniem na początku rozmowy, a szczegóły opisujesz na swojej stronie albo w stopce maila. Wzory są wyżej.

Czy muszę mówić klientowi, że nagrywam rozmowę?

Tak, ale wystarczy jedno zdanie: że nagrywasz, po co i gdzie są szczegóły. Bank i notariusz, z którymi klient rozmawia w tym samym tygodniu, mówią to samo. Jeśli klient nie chce być nagrywany, wykluczasz go w Callogue jednym kliknięciem.

Czy Callogue to CRM dla pośrednika nieruchomości?

Nie. Callogue nie prowadzi bazy klientów ani ofert. Zapisuje ustalenia z rozmów telefonicznych jako wpisy w kalendarzu, którego już używasz, i działa obok Twojego CRM.

Czy podsumowanie rozmowy trafia do klienta automatycznie?

Nie. Wysyłasz je tylko wtedy, gdy sam klikniesz. Klient dostaje podsumowanie i listę ustaleń. Nagrania ani transkrypcji nie dostaje nigdy.

Czy Callogue przechowuje nagrania rozmów?

Nie. Serwer Callogue nie zapisuje nagrań, transkrypcji ani podsumowań. Nagranie zostaje na Twoim telefonie, wynik w Twoim kalendarzu. Usunięcie wydarzenia z kalendarza usuwa podsumowanie i transkrypcję.

Czy Callogue działa na iPhonie?

Nie. Callogue jest aplikacją na Androida i czyta nagrania rozmów zapisane przez telefon jako pliki. iOS nie udostępnia aplikacjom nagrań rozmów.

Ile to kosztuje

Co miesiąc dostajesz pulę rozmów za darmo. Abonament za 29 zł zdejmuje limit i reklamy. Konta nie zakładasz, aplikacja tworzy anonimowe, bez adresu e-mail i numeru.